La rentrée scolaire est aussi la période propice aux inscriptions en clubs de sport, de musique, de théâtre, … Lors de chaque inscription des informations vous concernant, et concernant vos enfants, vont être recueillies par l’association ou l’organisme en charge de ces activités.
Bien entendu, on ne peut pas tout vous demander ! Ci-dessous quelques conseils sur vos droits et les obligations des organismes.
Obligation d’information et minimisation des données
Lorsqu’un organisme récolte vos informations, notamment dans le cadre d’une inscription, il doit dans le même temps vous informer de son identité, de l’identité du ou des organismes qui traiteront (conserveront, analyseront, utiliserons, partageront, …) vos données, des raisons pour lesquelles ces données seront utilisées, et de vos droits.
Ces informations peuvent se trouver sur le formulaire d’inscription lui-même, sur une page internet indiquée sur le formulaire, ou encore présentées sur une notice à part. Elles doivent cependant impérativement exister et être accessibles au moment de l’inscription.
Les informations qui vous seront demandées durant l’inscription, vous concernant et concernant l’enfant inscrit, doivent par ailleurs avoir un intérêt au regard de la préparation et du suivi des activités qui seront réalisées au sein de l’organisme.
Connaître votre situation familiale lors de l’inscription à des cours de chants n’a par exemple aucun intérêt…
Si jamais un organisme ne vous fournit pas toutes ces informations, ou vous demande des données semblant indiscrètes au regard des activités menées, vous pouvez adresser une plainte auprès de la Commission Nationale Informatique et Libertés afin de faire cesser les mauvaises pratiques.
Quelles informations peut-on vous demander ?
Pour les besoins de l’inscription et de la préparation des activités, certaines données seront toujours récoltées, et seront indiquées sur les formulaires comme obligatoires.
Parmi ces données figureront notamment :
- les informations permettant d’identifier l’enfant inscrit de manière certaine (nom, prénom, date de naissance) ;
- les informations permettant d’identifier et de contacter les responsables légaux (nom, prénom, coordonnées téléphoniques, postales ou e-mails, parfois les informations de personnes à contacter en cas d’urgence).
Pour l’inscription à certaines activités bien particulières (pouvant parfois présenter un danger, même limité) ou pour les besoins de l’organisation d’un club, certaines informations complémentaires peuvent être requises :
- certificat médical ou d’aptitude attestant de la capacité de l’enfant à pratiquer la pratique sportive concernée ;
- informations de nature médicales pouvant s’avérer nécessaires en cas de blessure (certaines disciplines en athlétisme, rugby, …) ou d’activités particulières (allergies alimentaires pour la préparation de goûters ou d’ateliers culinaires, …) ;
- photographie ou pièces d’identité de l’enfant, pour la constitution de licences sportives ou de badges d’entrée.
La récolte de ces données, bien que rare, n’est pas forcément illégale. Il convient d’apprécier l’opportunité de leur récolte au regard des activités pratiquées.
Les autorisations de droit à l’image
Lors de l’inscription à un club, il est fréquent que celui-ci demande, au moment de la récolte des informations, l’autorisation parentale de prendre des photographies ou vidéos de l’enfant durant les activités pratiquées, à des fins de présentation des activités sportives (sur un site Internet, un magazine régional, …), ou de constitution de souvenirs pour les enfants inscrits et leurs parents.
Gardez à l’esprit que :
- votre refus d’autoriser le club à utiliser l’image de vos enfants ne saurait être un pretexte pour refuser son inscription ;
- la fourniture d’une photographie de l’enfant au club, afin qu’il l’identifie de manière sûre, prépare un badge d’accès à des locaux ou fasse une demande de licence sportive, n’est pas constitutif d’une autorisation pour le club à utiliser l’image à d’autres fins !
Votre droit d’opposition
Lorsque le club vous informera des raisons pour lesquelles il récolte les données de l’enfant, certaines devront être autorisées par le représentant légal de l’enfant inscrit.
Il s’agit notamment du partage des informations de l’enfant ou de ses représentants légaux à d’autres associations, organismes ou parents d’enfants inscrits (hormis les fédérations et organismes publics), la diffusion d’informations relatives à l’enfant ou ses représentants légaux sur Internet, un journal local, etc. , ou encore la constitution de fichiers destinés à la vente.
A défaut d’avoir votre consentement, les clubs ne peuvent normalement pas utiliser les données à ces fins. Si jamais votre consentement n’est pas récolté (par une case à cocher par exemple), vous pouvez soit écrire au secrétariat de l’association afin de vous opposer au partage ou à la réutilisation de vos données, soit déposer plainte auprès de la CNIL (comme vu plus haut) afin que celle-ci fasse cesser le partage ou l’interdise.