La protection des données personnelles est un sujet de plus en plus traité par les entreprises. Le Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) impose aux entreprises de repenser leur gestion des informations sensibles et leurs process au regard d’objectifs de conformité stricts. Un acteur clé dans cette démarche est le Délégué à la Protection des Données (DPO). Choisir cet acteur clé est donc un choix essentiel pour assurer un accompagnement de qualité sur les problématiques RGPD.
La nécessité d’un DPO dans le paysage RGPD actuel
Le RGPD, entré en application en mai 2018, a changé la donne pour les entreprises traitant des données personnelles au sein de l’Union européenne. Le DPO joue un rôle crucial dans la mise en œuvre de ces règles, garantissant que les processus de l’entreprise sont conformes et que les risques de non-conformité sont minimisés.
Pourquoi opter pour un DPO externe ?
Un DPO externe offre plusieurs avantages significatifs :
Expertise accrue :
Les DPO externes apportent une expertise et une perspective extérieure qui peuvent manquer en interne. Ils sont susceptibles, lorsqu’ils sont mutualisés, d’aborder des mêmes sujets de conformité dans des secteurs d’activité différents, ou auprès d’organismes dans des situations similaires, ce qui permet une comparaison ou une connaissance accrue des pratiques dans certains traitements de données.
Flexibilité et économie :
Peu nombreuses sont les entreprises ayant besoin d’un DPO en temps complet. L’embauche d’un DPO externe est souvent plus économique que de former ou d’embaucher un employé interne, offrant une flexibilité adaptée aux besoins des organismes et à leurs projets.
Neutralité et objectivité :
Un DPO externe assure une impartialité essentielle, évitant les conflits d’intérêts qui peuvent survenir en interne.
Formation continue et évolution :
Le RGPD impose aux organismes de mettre à disposition de leur DPO les ressources nécessaires au maintien de ses connaissances. Lorsque le DPO est externalisé, cette obligation est pris en charge par son employeur.
Les qualités d’un bon DPO externe
Lors de la sélection d’un DPO externe, certaines qualités sont essentielles :
Compétences juridiques et techniques :
Une compréhension profonde des aspects légaux du RGPD et des compétences techniques pour comprendre les processus de traitement des données sont nécessaire. Un bon DPO doit à la fois pouvoir travailler avec les équipes juridiques, les équipes métiers, et les équipes informatiques. Il doit comprendre leurs activités, les enjeux pour l’organisme, et doit pouvoir se faire comprendre de tous ses interlocuteurs, notamment en sachant communiquer dans le jargon de ses interlocuteurs.
Expérience et références :
Une expérience solide dans la gestion de la conformité RGPD est appréciée. La solidité de cette expérience se calcule au travers d’indicateurs comme le nombre d’années d’expériences (une mise en conformité de bout en bout est un long projet divisé en grands chantiers), le nombre de projets menés, les types de secteurs d’activité d’intervention ou encore le nombre et le type d’analyses différentes de protection des données dès la conception menées.
Capacité de communication :
Le DPO doit savoir communiquer efficacement au sujet du RGPD avec tout interlocuteur au sein de l’organisme. Il doit donc savoir s’adapter à son interlocuteur. Le DPO doit aussi disposer de capacités à synthétiser et présenter différents niveaux d’informations, car il doit remettre au moins une fois par an un rapport de ses activités.
Engagement envers la formation continue :
Le domaine de la protection des données évolue rapidement, et un bon DPO doit être engagé dans une formation continue.
Intégrer un DPO externe à votre stratégie de conformité
Intégrer un DPO externe nécessite une collaboration étroite entre le DPO et l’entreprise. Une compréhension claire des objectifs de l’entreprise et une communication ouverte sont essentielles pour une conformité efficace. La mise en place de process clairs et efficaces de communication et de remontée d’information est un pré-requis.
Ne laissez pas la complexité du RGPD freiner le potentiel de votre entreprise. Contactez-nous dès aujourd’hui pour discuter de la manière dont un DPO externe peut transformer votre approche de la conformité en matière de protection des données. Prenez le premier pas vers une gestion des données plus sereine et sécurisée.